倘若由于种种不可抗力因素导致必须放弃原有的约定，那么，必须先与对方进行深入且坦诚的沟通，并得到他们的理解和支持，在此基础上，承担起相应的违约责任。
同时，务必要及时地签署书面解除协议，若是通过中间人处理此事，则务必要求三方人员共同出席，并在书面解除协议上签字确认之后，才能正式生效。
在签署书面解除协议的过程中，必须对合同失效的日期、合同的全称、合同的编号以及需要解除的具体条款等内容进行详细而明确的规定，待双方或三方签字确认后，该协议才具有法律效力。
若其中一方因身处异地等个人原因，无法亲自到场签署书面解除协议，在获得对方的许可后，可授权他人代为办理。
若双方已就违约及签署书面解除协议等事项达成共识，并有过口头约定，为了更好地维护自身权益，建议采取适当的措施，例如保留录音、传真等证据，以便在未来可能发生的争议中，能够有效地保护自己的利益免受损失。

《民法典》第五百六十五条
【合同解除程序】当事人一方依法主张解除合同的，应当通知对方。
合同自通知到达对方时解除；
通知载明债务人在一定期限内不履行债务则合同自动解除，债务人在该期限内未履行债务的，合同自通知载明的期限届满时解除。
对方对解除合同有异议的，任何一方当事人均可以请求人民法院或者仲裁机构确认解除行为的效力。
当事人一方未通知对方，直接以提起诉讼或者申请仲裁的方式依法主张解除合同，人民法院或者仲裁机构确认该主张的，合同自起诉状副本或者仲裁申请书副本送达对方时解除。