关于违约函件的常规书写格式，一般应包括以下几个方面：首先，必须明确合同对方的全称与具体签约人员姓名；其次，需详述合约的核心条款及其导致的违约情况；接着，陈述对相关问题的处理建议；第四步，自我身份介绍及负责发送该函件的授权代表人（如有必要，也可同时注明商务合作中的签约者）；最后，填写清楚函件发出的准确时间节点（在我国本地业务中，通常要求加盖公司章作为正式凭证）。在此基础上，违约情形可以区分为两类——合同另一方的违约行为与自身的违约状况，而违约原因又可详细划分为天灾或人祸所引发的无法避免之因素违约，或是由其它特定原由导致的违约情况。

《中华人民共和国民法典》第580条规定：【非金钱债务实际履行责任及违约责任】当事人一方不履行非金钱债务或者履行非金钱债务不符合约定的，对方可以请求履行，但是有下列情形之一的除外:①法律上或者事实上不能履行;②债务的标的不适于强制履行或者履行费用过高;③债权人在合理期限内未请求履行。有前款规定的除外情形之一，致使不能实现合同目的的，人民法院或者仲裁机构可以根据当事人的请求终止合同权利义务关系，但是不影响违约责任的承担。