在办理机动车注销业务时，需要准备并填写的相关文件和资料有：1.《机动车停驶、注销登记申请表》；2.机动车登记证书原件；3.机动车行驶证原件；4.机动车号牌原件；5.车主本人身份证原件；6.若为报废车辆，则需提供《报废机动车回收证明》原件；7.若为车辆灭失情况，则需提供相应的灭失证明材料；8.若为因产品质量问题而要求退货的情况，则应提交机动车所有人的身份证明文件。

《机动车登记规定》
第二十九条属于本规定第二十八条第一款规定的情形，机动车所有人申请注销登记的，应当填写申请表，并提交以下证明、凭证：
（一）机动车登记证书；
（二）机动车行驶证；
（三）属于机动车灭失的，还应当提交机动车所有人的身份证明和机动车灭失证明；
（四）属于机动车因故不在我国境内使用的，还应当提交机动车所有人的身份证明和出境证明，其中属于海关监管的机动车，还应当提交海关出具的《中华人民共和国海关监管车辆进（出）境领（销）牌照通知书》；
（五）属于因质量问题退车的，还应当提交机动车所有人的身份证明和机动车制造厂或者经销商出具的退车证明。