机动车交通事故损害赔偿协调，应以公开透明为原则实施，然而若其中任一方或全部当事人提出要求，则可免除公开事宜。
公安机关交通管理部门应与各方当事人预先确定好协调的日期、时间及举办地点，并须在三天前将相关安排及时告知各参与人员。
采用口头传达方式的，需在对应记录中予以明确载明。
如有调解参与者由于私人原因无法按照原定计划准时出席，应在此次调解的预定时间一天前，向负责该案的交通警员发出正式通知，恳请调整调解计划的起止时间。

《道路交通安全法》第七十四条
对交通事故损害赔偿的争议，当事人可以请求公安机关交通管理部门调解，也可以直接向人民法院提起民事诉讼。经公安机关交通管理部门调解，当事人未达成协议或者调解书生效后不履行的，当事人可以向人民法院提起民事诉讼。