遇到未签订合同且定金无法索回的问题时，以下步骤可供参考：
首先，进行详细而充分的证据收集工作，包括但不限于定金支付的相关凭证以及双方围绕交易内容的所有有效沟通记录等。
其次，需要确定具有管辖权的司法机构，对于此类纠纷通常以被告方所在地或者合同约定的义务履行地为依据，选择相应的法院提起诉讼。
在撰写起诉书方面，需明确原被告双方的个人信息，明确提出诉讼请求（例如要求返还定金并计算可能产生的利息费用，同时考虑赔偿因违约行为导致的经济损失等），并详细阐述事实与理由（具体描述未能签署合同以及对方拒绝退还定金的实际情况）。
将起诉书连同相关证据材料提交至法院，并按照规定缴纳诉讼费用后，耐心等待法院的受理通知。
在针对该案件的诉讼过程中，务必要积极主动配合法院的各项工作部署，准时出席每一次庭审活动，进行有力的举证与严谨的质证辩论环节。
最终，法院将会根据各方提供的证据链条和陈述主张，依法做出公正公平的裁决结果。