当客户出现拖欠服务费的情况时，我们首先要以友好的态度与客户进行沟通。
通过耐心地询问，了解他们拖欠的原因，比如是资金周转问题还是对服务有某些不满。
然后，与客户共同协商解决方案，像是制定一个合理的还款计划，明确还款的时间节点和金额安排等。
如果经过沟通却没有任何效果，我们就需要向客户发送书面催款函。
在催款函中，要清晰地写明欠款的具体金额、还款的期限以及如果逾期未还所应承担的违约责任等重要信息。
这能让客户清楚地知道自己的义务和可能面临的后果。
倘若依然没有收到款项，我们就可以依据服务合同中所规定的仲裁或诉讼条款，向有管辖权的法院提起诉讼。
在诉讼过程中，必须要准备好相关的服务合同、付款凭证等一系列证据材料，这些材料将有力地支持我们的主张，使我们在法庭上更有底气。
同时，一定要时刻注意诉讼时效的问题，不能因为疏忽而导致超过时效，从而丧失胜诉的权利。
总之，我们要始终通过合法的途径来维护自身的合法权益，确保自己的利益不受损失。

案情回顾:

小朱所在公司为小胡提供了服务，但小胡拖欠服务费。小朱先是友好沟通，询问原因，小胡称资金周转困难。之后双方协商还款计划无果。小朱发送催款函写明欠款金额、还款期限与违约责任，小胡仍未付款。小朱准备起诉，小胡称已过诉讼时效。

案情分析:

1、小朱在整个过程中操作规范，先是沟通协商，后发催款函。
2、小胡称已过诉讼时效，小朱若能证明未超时效，且有服务合同、付款凭证等证据，胜诉可能性大，因为他积极履行了合理催款及准备证据等维权步骤。