首先，您必须收集足以证实员工蓄意为之的各项证据，例如先前与该员工针对合同签约相关事宜所进行的有效交流纪录，以及员工明确表示无法履行签约手续的文字及口头陈述等等。
在此过程中，还需对贵司有关合同签署程序方面是否具备完备的规章制度及其规范化操作标准进行细致检查，例如有无向该员工发送通知其可能面临签约义务的书面函件或者电子邮件等文件证据。
若能有效地证实在履行了合理的告知及督促职责后，因员工恶意行事未能履行签约手续，那么在此次争议处理中您将占据一定的有利地位。

《中华人民共和国劳动合同法实施条例》第五条
自用工之日起一个月内，经用人单位书面通知后，劳动者不与用人单位订立书面劳动合同的，用人单位应当书面通知劳动者终止劳动关系，无需向劳动者支付经济补偿，但是应当依法向劳动者支付其实际工作时间的劳动报酬。