（二）落实会议材料以及与会部门名单
政府总值班室负责与汇报部门联系，落实与会部门参会人员名单和汇报材料，确定材料份数，整理装袋。会议材料需至少提前一天发送给与会成员。

（三）落实会场
县政府常务会议室作为县政府常务会议指定的专用会议场所，由总值班室安排。
四、会场服务
(一)总值班室提前将参会领导及相关部门座位标牌摆放好，分发好会议材料。
(二)总值班室负责签到，在会议开始时将与会人员签到单送至会议主持人。对未到人员及时催到。
(三)总值班室负责安排专人做会议记录。主要领导的讲话可作录音。记录领导同志讲话要详细、完整、准确，力求忠实于原义。
(四)行政科负责会议室卫生及茶水供应。
(五)网管中心负责会标制作、音响调试及与会人发言扩音。
(六)实行候会制度。如会议有多个议题需要讨论，实行候会制，即参加会议的部门负责人只参加与之相关的议题，未涉及议题问题负责人在县政府接待室候会，不得远离。
五、会中纪律
(一)按要求参会，不得迟到、早退。
(二)参会人员禁止频繁出入。
(三)手机关闭或打为振动。
(四)集中精力开会，认真思考，虚心听取别人意见，尽可能发表言简意赅的个人成熟意见，吃透会议最后决定精神实质。
六、会后落实
会后各项落实工作由总值班室及相关科室按照以下要求进行：
(一)整理会议记录，草拟纪要
负责会议记录的人员要认真记录会议内容。会后即草拟会议纪要，经主任审核后送涉及分管领导阅，再由县长或常务副县长签发。
(二)落实会议决定事项
会议需要落实的重要决定事项，由有关单位按会议要求落实，督查室负责督办。
(三)会议资料归档
及时汇总整理会议资料(一般包括会议通知、会议签到单、汇报材料、会议记录整理稿、会议纪要原稿及签发稿等)，登记造册，年终集中移交文书科存档。
(四)新闻报道事项
对宜于公开报道的事项，应及时报道，涉及重大内容的新闻稿需报请县政府办公室主任审定后发稿。
(五)会议保密事项
在会议纪要未正式下发以前，原则上不得擅自将会议内容对外传播(新闻报道除外)。涉密或不宜公开的内容，遵守保密规定。