1、业务员负责起草职责范围内合同一式三份，参与合同谈判，每笔业务发生时，联系客户将合同、订货单及调价协议一式三份原件邮寄到公司内勤，销售内勤汇总所有原件合同按公司下发合同管理规定执行备案与审批手续后编号归档保存。组织会签;
2、部门经理部负责审核合同的各项操作规范。
3、生产副总协调与组织生产。
4、总工程师了解客户对当批次质量要求，监督并管理产品质量。
5、销售副总办负责审核运价、运量，合同的真实性、合同风险等有关条款。
6、总会计师负责审核合同的付款、开票纳税等相关财务有关条款。
7、总经理负责审核合同的商务条款，确认等签合同与审批合同的一致性及最后确认。

《中华人民共和国民法典》第四百六十九条
当事人订立合同,可以采用书面形式、口头形式或者其他形式。
书面形式是合同书、信件、电报、电传、传真等可以有形地表现所载内容的形式。
以电子数据交换、电子邮件等方式能够有形地表现所载内容,并可以随时调取查用的数据电文,视为书面形式。