高校处分公函的签署流程要求，必须由当事人亲自签名确认。
在对学生追究纪律责任或做出具有负面影响的决策前，学校有义务向其逐项说明决定的真实情况、原因以及法律法规依据，同时告之该学生享有的表明意见及辨解的权力，并认真倾听学生提出的相关观点和证据。
与此同时，学校还需提交给学生认真阅读的处分决定文件，这些文件包含处理决定和处分通知书等内容。
若学生拒绝接收此类文件，学校有权根据相关法律法规采用留置方式进行送达；
如果学生已经离开校园，则可通过邮寄方式进行送达；
对于难以取得联系的学生，学校也可以借助学校官方网站、新闻媒体等渠道，以公告形式进行送达。

《普通高等学校学生管理规定》
第五十五条在对学生作出处分或者其他不利决定之前，学校应当告知学生作出决定的事实、理由及依据，并告知学生享有陈述和申辩的权利，听取学生的陈述和申辩。
处理、处分决定以及处分告知书等，应当直接送达学生本人，学生拒绝签收的，可以以留置方式送达；已离校的，可以采取邮寄方式送达；难于联系的，可以利用学校网站、新闻媒体等以公告方式送达。