一旦出现因相关因素导致必要的确切违约情况时，务必与相对方展开积极的洽谈，获取其充分的同意，并承担相应的违约责任。在此期间，为确保解约手续的完整性，务必及时地签署书面解除合同协议。若该协议由中介机构代为处理，则必须由各方当事人亲自参与，经共同现场签署书面解除合同协议后方能正式生效。
在签署书面解除合同协议的过程中，务必要对合同失效的具体日期、合同的全称、合同编号以及需要解除的具体条款等内容进行详细而明确的规定，待各方当事人或中介机构签字确认后即刻生效。
倘若其中一方由于身处异地等个人原因，无法亲临现场签署书面解除合同协议，在获得相对方的许可之后，可授权他人代表本人办理相关手续。
若双方已就违约及签署书面解除协议等事项达成共识，并形成了口头约定，为保障自身权益，建议采取适当措施，如保留录音资料、传真文件等作为证据，以便在未来可能发生的争议中，有效维护自身利益免受侵害。

《中华人民共和国民法典》第五百六十五条
【合同解除程序】当事人一方依法主张解除合同的，应当通知对方。合同自通知到达对方时解除；通知载明债务人在一定期限内不履行债务则合同自动解除，债务人在该期限内未履行债务的，合同自通知载明的期限届满时解除。对方对解除合同有异议的，任何一方当事人均可以请求人民法院或者仲裁机构确认解除行为的效力。
当事人一方未通知对方，直接以提起诉讼或者申请仲裁的方式依法主张解除合同，人民法院或者仲裁机构确认该主张的，合同自起诉状副本或者仲裁申请书副本送达对方时解除。