1.在因相关因素导致必须取消合同之情况下，务必首先与对方展开协商，以获取其谅解，并履行相应的违约责任。
此外，务必尽快签署书面的解除合同协议，如通过中介机构办理此项事务，则三方当事人均需出席并共同在书面解除合同协议上签字后方能生效。
2.在签署书面解除合同协议的过程中，务必要明确规定合同失效日期、合同名称、合同编号以及需解除的具体条款等内容，待各方当事人签字确认后即刻生效。
3.若其中一方由于身处异地等个人原因而无法亲自出席签订书面解除合同协议的场合，经对方同意后，可出具书面授权委托书委托他人代为办理。
4.若双方已就取消合同及签订书面解除协议等事项达成共识，且已有口头约定，为确保自身权益得到充分保障，建议采取适当措施，例如保留录音资料、传真文件等作为证据，以便在未来可能发生的争议中维护自身利益免受损失。

《中华人民共和国民法典》第五百六十五条
当事人一方依法主张解除合同的，应当通知对方。合同自通知到达对方时解除；通知载明债务人在一定期限内不履行债务则合同自动解除，债务人在该期限内未履行债务的，合同自通知载明的期限届满时解除。对方对解除合同有异议的，任何一方当事人均可以请求人民法院或者仲裁机构确认解除行为的效力。
当事人一方未通知对方，直接以提起诉讼或者申请仲裁的方式依法主张解除合同，人民法院或者仲裁机构确认该主张的，合同自起诉状副本或者仲裁申请书副本送达对方时解除。