在立案侦查职务侵占罪时，通常须具备如下文件及资料：
首先，由公司出具的详细的报案函件，陈述公司遭受财产损失状况的具体详情；
其次，需提供可证实犯罪嫌疑人实施侵占行为的各类有力证据，例如财务报表、资金流动轨迹、涉及的合同协议书以及其他有效的佐证材料；
最后，能够明确展现犯罪嫌疑人借用自身职务之便进行侵占活动的各类书面证据、实物证据和证人证词等。
除此之外，还可能需要公司的营业执照、公司章程等用以证明公司合法主体身份的相关文件。

《中华人民共和国刑法》第二百七十一条
【职务侵占罪；贪污罪】公司、企业或者其他单位的工作人员，利用职务上的便利，将本单位财物非法占为己有，数额较大的，处三年以下有期徒刑或者拘役，并处罚金；数额巨大的，处三年以上十年以下有期徒刑，并处罚金；数额特别巨大的，处十年以上有期徒刑或者无期徒刑，并处罚金。
国有公司、企业或者其他国有单位中从事公务的人员和国有公司、企业或者其他国有单位委派到非国有公司、企业以及其他单位从事公务的人员有前款行为的，依照本法第三百八十二条、第三百八十三条的规定定罪处罚。