一旦遇到确实因相关因素导致必须取消原约定之时，务必与对方进行深入协商，并获得彼此的共识与谅解，同时承担相应约定项下的违约责任。在此过程中，务必确保签订书面形式的解除合同协议，若借助中介机构进行处理，则务必要满足三方均在场的条件，并在三方共同签署书面解除合同协议之后方可正式生效。
在签订书面解除合同协议之际，务必对合同生效与无效的具体时间段、合同名称、合同编号及待解除具体部分等细节做出明确而详细的规定，各方在签字确认之后正式生效。
倘若遭遇其中一方由于身处异地或其他个人原因，以致无法亲自前往现场签约书面解除合同协议的状况，经过对方同意后，可授权代表人代为处理。
对于悔约及设立书面解除协议等事项已然达成充分协商并形成口头协议而言，为了更好地维护自身权益，建议采取适当措施，例如保留录音、传真文件等证据，以免未来发生纷争，确保自身合法利益得以保障。

《中华人民共和国民法典》第五百六十五条
【合同解除程序】当事人一方依法主张解除合同的，应当通知对方。合同自通知到达对方时解除；通知载明债务人在一定期限内不履行债务则合同自动解除，债务人在该期限内未履行债务的，合同自通知载明的期限届满时解除。对方对解除合同有异议的，任何一方当事人均可以请求人民法院或者仲裁机构确认解除行为的效力。
当事人一方未通知对方，直接以提起诉讼或者申请仲裁的方式依法主张解除合同，人民法院或者仲裁机构确认该主张的，合同自起诉状副本或者仲裁申请书副本送达对方时解除。