针对贵司所述情况，建议您首先尝试通过电话与该名业务员商议和解事宜，明确告知其若未能完成退款义务将面临法律诉讼的风险；
其次，如有必要，请及时向当地警方报案，以追究该员工可能涉及的职务侵占罪行；
最后，贵司亦有权选择通过民事诉讼程序，请求法院判决被告方归还代收款项。

《中华人民共和国民事诉讼法》第十七条基层人民法院管辖第一审民事案件，但本法另有规定的除外。第十八条中级人民法院管辖下列第一审民事案件：(一)重大涉外案件二)在本辖区有重大影响的案件三)最高人民法院确定由中级人民法院管辖的案件。第一百一十九条起诉必须符合下列条件：(一)原告是与本案有直接利害关系的公民、法人和其他组织二)有明确的被告三)有具体的诉讼请求和事实、理由四)属于人民法院受理民事诉讼的范围和受诉人民法院管辖。