通常情况下，保险公司仅使用文件进行存档备案之用，不予以退还原件。若有其他特殊需求，则可预先对文件进行复印处理；另一方面，也可以考虑向保险公司提交文件的复印件，确保其满足所需用途。
依据相关合约条款，如保险人发现相关证明与资料并不完整，应在合理期限内一次性通知投保人、被保险人或受益人提供相应的补充材料。

《中华人民共和国保险法》第二十二条保险事故发生后，按照保险合同请求保险人赔偿或者给付保险金时，投保人、被保险人或者受益人应当向保险人提供其所能提供的与确认保险事故的性质、原因、损失程度等有关的证明和资料。保险人按照合同的约定,认为有关的证明和资料不完整的，应当及时一次性通知投保人、被保险人或者受益人补充提供。